Quand vous arriverez à l’étape de la préparation de l’ouverture, cela fera au moins 9 mois que vous serez dans le circuit, que vous serez en train de courir votre marathon. A la signature du bail, vous allez devoir vous lancer dans un sprint final pour préparer cette ouverture, en anticipant les éventuels problèmes ou délais de certains acteurs dont vous dépendrez. Il va vous falloir encore de l’énergie…
Faites le point avec le franchiseur
C’est en général la première étape indispensable pour préparer l’ouverture du point de vente. En effet, non seulement le franchiseur a son mot à dire sur un certain nombre de points (formation des salariés, organisation et décoration du point de vente, communication, etc.) mais en plus il est rompu à l’ouverture de nouveaux points de vente. Cette expérience pourra être mise à profit. D’ailleurs, nombreux sont les franchiseurs qui offrent à leurs franchisés un accompagnement personnalisé et qui les aident tout au long de cette préparation.
Établissez un rétro-planning
Vous devrez établir, seul ou avec le franchiseur, un rétro-planning détaillé pour être sûr de ne pas être en retard, ce qui serait catastrophique. Notamment, vous devez intégrer les délais de réaction des administrations, qui peuvent être relativement longs. Le top départ sera généralement donné par la signature du bail. Voici un aperçu de ce que pourra être votre rétro-planning de préparation à l’ouverture de votre point de vente :
- 18 semaines avant : rétro-planning et présentation du projet à la mairie, au bailleur et éventuellement aux architectes des bâtiments de France quand c’est nécessaire. Demande d’ouverture des comptes pour le gaz, l’eau, l’électricité, sollicitation de la commission de sécurité et la commission d’accès aux personnes à mobilité réduite pour que l’inspection se fasse dans les temps.
- Dès l’obtention de l’accord pour les travaux (ou l’absence de réponse qui vaut pour accord), lancer les travaux d’aménagement du point de vente.
- 15 semaines avant : lancement du recrutement, ouverture des comptes fournisseurs.
- 10/12 semaines : assurances (exploitation, décennale le cas échéant, accidents de travail, etc.), plan de communication et réservation des espaces publicitaires.
- 8 semaines : formation du personnel + derniers travaux.
- Il faut que 3 semaines avant l’ouverture officielle, tout soit prêt.
- La constitution du stock dépend évidemment de la durée de vie des produits et des délais de livraison.
Pendant tout ce temps, vous devrez superviser les travaux pour vous assurer que tout se passe comme prévu, et ce, même si vous faites appel à un architecte et à un maître d’œuvre. Vous devrez également recruter vos futurs salariés et superviser leur formation. Vous devrez également parfaire votre propre formation pour être parfaitement opérationnel au lancement. Vous devrez être en relation constante avec la mairie et les différentes administrations. Vous devrez vous mettre en conformité avec l’URSSAF, le RSI, le tribunal de commerce, les organismes de complémentaires santé pour vos salariés, etc. Vous le voyez donc : vous n’allez pas chômer pendant ces quelques semaines. Les mois précédents ont été marathon, ces quelques semaines seront un sprint épuisant.
Mais rassurez-vous : vous serez accompagné
Le tout est de le savoir… et de ne pas être seul. C’est une des grandes forces de la franchise : un entrepreneur n’est que rarement seul pour faire face à ce genre de grands événements. Avec la plupart des réseaux de franchise, vous serez pendant tout ce temps très accompagné par les salariés du franchiseur et peut-être même par un autre franchisé. Il est même possible que le franchiseur se charge lui-même de certaines tâches administratives : n’oubliez pas qu’il a presque tout autant intérêt que vous à ce que votre projet réussisse et à ce que l’ouverture soit un succès.
A noter : La franchise offre des avantages, mais il faut se méfier : il est possible que l’enseigne vous propose des services (architecte, recruteur, etc.) et que ces services soient proposés à un tarif plus élevé que ce que vous pourriez obtenir seul. Pensez à vous renseigner malgré tout.
Ce qu'il faut retenir :
- Il faut anticiper : il vaut mieux être prêt trop tôt et attendre qu’être en retard et rater son ouverture.
- Etablissez un rétro-planning avec le franchiseur.
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