Pics d’activité dans les entreprises : 5 manières de gagner du temps

Toutes les entreprises sont soumises à une pression constante pour innover et se transformer, mais les tâches quotidiennes sont chronophages et il reste peu de temps pour l'innovation.  Entre le suivi des commandes, les opérations commerciales quotidiennes et la pression des clients, il est difficile d'optimiser son temps, d’autant plus si vous n’avez pas la capacité d'embaucher ou encore si vous êtes l’homme-orchestre de votre société.  

Le but de tout entrepreneur est de vendre toujours plus. Cependant, en investissant uniquement dans une hausse de profits, on peut devenir son pire ennemi. Au contraire, en dégageant du temps pour innover et prendre des décisions plus éclairées, on est en capacité de vendre davantage sans être confronté à l'épuisement ou au manque de ressources.  

Voici comment mettre en œuvre de nouveaux systèmes & processus pour réduire les contraintes de temps inutiles : 

1. Automatisation
2. Économies d'expédition 
3. Charge administrative 
4. CRM 
5. Médias sociaux  

1. Automatisation 

À mesure qu'une entreprise se développe, les demandes deviennent plus complexes, les tâches s'accumulent et le travail devient encore plus fastidieux qu’il ne l’était. Des systèmes plus anciens qui fonctionnaient très bien auparavant peuvent tomber en panne. Les entreprises n’investissent pas toujours dans des systèmes plus modernes et plus performants, ce qui peut s’avérer être une erreur sur le long terme. 

Un logiciel automatisé performant peut véritablement transformer les tâches et les process de votre entreprise : gestion des stocks, création de boutiques en ligne, facilités des processus d'achat et de paiement en systèmes automatisés. Ces systèmes intelligents offrent la meilleure alternative possible. C’est la plus efficace en termes de temps gagné et d’adaptabilité aux besoins de votre organisation. 

2. Économies d'expédition 

L'expédition représente un coût et un temps considérable pour l'entreprise, en particulier pour les commerces en ligne. Au moment des pics d’activité, vous traitez un plus large éventail de marchandises et de gros volumes de livraisons. Tout retard d'expédition implique un travail supplémentaire pour le service client et le marketing digital (réseaux sociaux), ce qui fait perdre un temps précieux à l'entreprise.  

Vous avez veillé tard pour traiter des commandes ? Vous avez passé beaucoup de temps à la Poste pour l’expédition des marchandises que votre entreprise vend en grand nombre à cette période de l'année ? Aujourd'hui, quelque chose a mal tourné et c'est à vous de régler le problème ? Si ces questions vous semblent familières, faites appel à un partenaire spécialiste de l'expédition qui peut faire tout cela pour vous - traiter chaque problème qui se présente tout en gérant votre équipe réseaux sociaux (ou vous-même si vous êtes indépendant). Si les problèmes s’accumulent, ce ne sont pas seulement vos clients qui en pâtiront, mais aussi votre réputation – malheureusement, on se souvient plus facilement des mauvaises expériences que des bonnes.

3.Charge administrative 

Combien d'heures par semaine pensez-vous consacrer à l’administratif et à l'expédition en période de rush ? Si vous estimez que le temps est doublé par rapport à une période dite « classique », vous avez probablement raison.  

Pensez à la dernière série de factures d'expédition que vous avez traitée. Il s'agissait probablement d'une pile importante de factures individuelles, toutes assorties de conditions de paiement et de coordonnées bancaires distinctes. La solution alternative est d’avoir un système qui consolide toutes ces factures en un seul clic, et ainsi vous permette de régler très rapidement tous vos paiements.  

L’important est d’identifier les tâches et les fonctions que vous pouvez réduire et ainsi vous libérer du temps pour effectuer des tâches plus rentables et bénéfiques.  

CRM 

Un bon système CRM (gestion de la relation client) peut faire des merveilles et augmenter vos ventes de 34 %. Il vous aide non seulement à être plus centré sur vos clients, mais il crée une source unique de saisie des données pour les processus commerciaux de A à Z. Il peut examiner votre site et vos objectifs, et si vous intégrez un système d'automatisation des ventes dans ce modèle CRM, il vous aidera à utiliser un logiciel basé sur le cloud et axé sur les processus permettant un contrôle complet de votre activité.  

Vous pouvez adapter automatiquement vos publicités à la bonne cible client et ainsi gagner du temps dans vos campagnes marketing. Vous pouvez aussi suivre l'évolution de vos concurrents, pour éventuellement vous en inspirer.  

Si votre budget est limité, investissez dans des plateformes de gestion des médias sociaux

Médias sociaux  

Qu'il s'agisse de collaborer avec des influenceurs, de mettre en avant vos publicités pour les fêtes ou de répondre aux demandes clients, les médias sociaux peuvent représenter un travail à plein temps, même pour les plus petites entreprises.  

En utilisant un outil de gestion des médias sociaux, vous programmez vos publications des jours ou des mois à l'avance. Vous continuez ainsi à publier des messages régulièrement, ce qui donne à votre équipe le temps de réagir aux posts et aux commentaires, sans avoir à se soucier du tweet ou message Instagram quotidien.  

Vous profitez des fonctions d'analyse, qui vous permettent de voir quels messages fonctionnent le mieux afin d’améliorer vos offres et de prendre une décision bien plus éclairée sur le contenu, la date de publication et même la plateforme que vous utilisez. Si votre budget est limité, investissez dans des plateformes de gestion des médias sociaux. C'est le meilleur moyen d’optimiser votre temps.  

En parallèle, nous vous invitons à vous tenir au courant des actualités du secteur en consacrant dix minutes par jour à la recherche en ligne ou à l'écoute de la radio ou de podcasts. 

Utilisez des outils de marketing comme MailChip pour créer des campagnes d’emailing simples mais efficaces et analyser le taux d’ouverture et de clicks sur vos mails. Vous pouvez même utiliser des outils de blocage de sites web pour bloquer ceux qui pourraient vous faire procrastiner, comme vos réseaux sociaux personnels. Si votre entreprise est importante, investissez dans un logiciel qui facilite la communication des équipes, comme Slack ou Microsoft teams. Ces logiciels stockent toutes les communications au même endroit et permettent une collaboration facile en s'intégrant à d'autres services que vous utilisez. C’est aussi plus rapide que l’email.  

En tout cas, quoi que vous fassiez, n'arrêtez pas d'innover !

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