Franchiseurs, misez sur LE rétroplanning pour recruter vos franchisés

Pourquoi s’imposer un rétroplanning de recrutement ?

Que faut-il entendre par rétroplanning de recrutement ?

Le recrutement de franchisés est un processus complexe, qui fait intervenir plusieurs parties prenantes (développeur immobilier, recruteur, dirigeants, candidats, experts…) autour des différentes étapes qui le jalonnent. Afin de gérer un grand nombre d’interactions, bien souvent sur plusieurs process candidat à la fois, un outil dédié n’est pas un luxe. C’est là où le rétroplanning de recrutement de franchisés entre en scène.

Le rôle du rétroplanning est d’aider l’enseigne à organiser et à planifier le recrutement de ses franchisés. Concrètement, il orchestre et il documente l’ensemble des étapes composant ce processus, des premiers contacts jusqu’à la signature du contrat de franchise.

Il peut revêtir différentes formes (par ordre de sophistication) : 

• Le tableur Excel 
• Le diagramme de Gant
• L’outil de gestion de projet (Trello, Monday…)
• L’applicatif « individualisé» en no / low code (La Ferrari des outils !)
• Le logiciel dédié (ou Applicant Tracking System)
• Le module d’une suite progicielle ou CRM
• Et demain, de véritables agents recruteurs algorithmés !

Dans quel contexte un rétroplanning de recrutement trouve-t-il sa légitimité ?

Un nombre croissant d’enseignes choisit d’outiller ce process pour générer de la productivité et faire face à une concurrence qui s’intensifie. Si les candidats à la franchise se font plus nombreux – notamment par reconversion professionnelle, ils sont aussi bien mieux armés que leurs prédécesseurs. Ils disposent de moyens d'information incomparablement plus étendus qu'auparavant et attendent une expérience candidat irréprochable. Sans oublier qu’ils font face à un contexte d’engagement des crédits bancaires plus tendu (4,5% de taux d’intérêt actuellement contre 1% il y a deux ans). 

Les candidats à la franchise de 2024 laissent de moins en moins de place au hasard et s’entourent de conseils avant de miser une partie de leur patrimoine.  Alors, pour boucler leurs objectifs de recrutement, les réseaux veulent s’extirper de l’océan rouge des "2000 qui recrutent". Si la taille du réseau, la notoriété de l’enseigne et un beau stand à Franchise Expo Paris ont leur importance, les réseaux doivent en permanence explorer de nouveaux gisements de performance. Un rétroplanning de recrutement bien pensé en est un puisqu’il optimise les données des parcours candidats et l’emploi des ressources nécessaires de la tête de réseau, comme on le ferait en matière logistique.

Pour faire simple, le rétroplanning de recrutement augmente le taux de transformation de contact vers candidat et de candidat vers franchisé.

Principes de conception et fonctionnement du rétroplanning de recrutement

Sur quels principes concevoir votre rétroplanning ?

Un bon rétroplanning obéit à certains principes de conception. En voici quelques-uns, validés par la pratique d’Axe Réseaux sur ce sujet :

#1 Exhaustivité : le rétroplanning comprend toute étape ou action qui procure à l’enseigne la réassurance dont elle a besoin pour accorder sa confiance, et ce, envers tout candidat correspondant à son cahier des charges et à ses personas ; 

#2 Concision : le rétroplanning ne comprend pas d’étape inutile. Dégager un chemin de conversion compétitif s’acquiert avec un peu de pratique et de recul ;

#3 Non-redondance : il ne faut pas que deux étapes distinctes demandent la même action à un protagoniste. Une fois une information vérifiée, un test passé, un document demandé, un expert de la tête de réseau sollicité sur une question, il ne faut plus y revenir ;

#4 Sobriété : le rétroplanning consomme un minimum de ressources de la tête de réseau (par définition coûteuses), il fluidifie le processus et il renvoie une image de maîtrise ;

#5 Irréversibilité : lorsqu’une étape est achevée, le retour en arrière ne doit pas être possible. De même qu’à la fin de chaque étape, tout candidat doit pouvoir partir ou être abandonné. C’est un candidat perdu, mais au moins on avance.

Quel est le fonctionnement-type de la solution ?

En tant que franchiseur, il vous suffit de suivre la chronologie de votre rétroplanning, qu’il figure sur une simple feuille Excel ou dans votre outil dédié. Une chronologie qui varie selon votre secteur d’activité, votre culture de travail ou encore la taille de votre réseau. En voici les grands moments :

#1 La réception de la candidature

Sous forme d’imprimé sur le stand d’un salon ou en ligne sur votre site web ou un portail spécialisé, le candidat complète un formulaire (identité, coordonnées, projet, montant d’apport, disponibilité d’un local, etc.) et le transmet au développeur de l’enseigne. À noter qu’un bon outil interfacera automatiquement les contacts entrants issus de multiples sources, afin de ne pas doublonner le temps de travail du développeur.

#2 L’entretien de qualification

Le développeur appelle le candidat pour approfondir son projet et valider son degré d’alignement avec l’enseigne : vision du métier, adhésion à la philosophie, présence de valeurs humaines et professionnelles, objectifs de création de valeur, zone géographique choisie et montant des apports.

#3 Échange présentiel / journée découverte

Ensuite, en fonction de l’enseigne, le candidat est invité directement à se rendre dans un site pilote du réseau, voire au siège, pour découvrir le concept in vivo, ou bien à passer un simple entretien physique de double validation, la journée découverte venant plus tard (ou non).

Cet échange en présentiel est l’occasion pour lui de recevoir de nombreuses informations, notamment chiffrées, mais aussi de découvrir toutes les facettes du métier. C’est aussi un bon moyen pour le développeur de confirmer ou d’infirmer la première impression procurée par téléphone.

Cette rencontre peut aussi être collective et donner lieu à une présentation plus complète par l'équipe de la tête de réseau, qui répondra aux questions des participants. Enfin, cette journée se conclut par la remise d’un rapport d’étonnement à remplir par le candidat.

#4 Rencontre des fondateurs et validation de la candidature

Au-delà de valider des critères factuels, on doit observer une réelle compatibilité sur le plan humain entre les deux futurs co-contractants. Si ce dernier round est concluant, alors le candidat se voit confirmer sa candidature.

#5 Envoi du DIP et du projet de contrat

Selon les termes de la Loi Doubin, l’enseigne envoie au candidat un Document d’Information Précontractuelle (DIP) comprenant un projet de contrat. Il devra le retourner signé au moins 21 jours après sa date de réception, et idéalement après l’avoir fait relire à son conseil

Mais ceci n’est qu’une face de la médaille, car de leur côté, les candidats doivent réaliser certaines procédures : 

(i) Rechercher leur local, (ii) Réaliser leur étude de marché (à ne pas confondre avec l’État général et l’Etat local de marché) avec une agence conseil en géomarketing, (iii) Relire voire négocier (à la petite marge) leur projet de contrat de franchise avec leur conseil, (iv) Établir un business plan avec leur expert-comptable et enfin, (v) Obtenir leur prêt bancaire. 

Pour toutes ces étapes, un bon outil centralisera les informations entrantes et sortantes, organisera les points de contacts avec les différents acteurs, enverra les courriels automatisés, adressera les questionnaires en ligne, stockera les différents documents dans un fichier unique, rappellera les dates butoirs, alertera d'un manquement… bref, accompagnera efficacement le développeur dans son quotidien administratif.

Nos conseils pour le déploiement réussi de votre rétroplanning

Les éléments incontournables pour mettre en oeuvre votre rétroplanning de recrutement

Si le rétroplanning et son support sont importants, ils s’inscrivent aussi dans un continuum opérationnel et d’amélioration. Nous vous conseillons donc d’accomplir les tâches suivantes et dans cet ordre :

#1 - Analysez votre processus actuel de recrutement / et modélisez votre processus cible de recrutement

Si vous ne recrutez pas encore, un expert en développement de réseau pourra vous donner des guidances à suivre et des bonnes pratiques pour vous inspirer.

Si vous avez déjà recruté des candidats à la franchise et que vous souhaitez optimiser votre process de recrutement et votre rétroplanning, vous disposez d’un historique précieux. 

Regardez votre taux de conversion, et sondez également vos franchisés quant à l’expérience qui fut la leur avant de vous rejoindre. Vous en tirerez des éléments qui structureront votre parcours candidat et votre rétroplanning. 

#2 - Sélectionnez un outil support

Choisissez un outil compatible avec votre culture de travail. Si vous êtes un jeune réseau, vous pouvez très bien commencer par quelque chose de simple (Excel, Trello). 

L’idéal étant de bénéficier de fonctionnalités de travail collaboratif et d’un suivi de versions. Vous aurez toujours le temps d’envisager une solution plus complexe et interconnectée. 

Si vous développez un réseau déjà mature, vous opterez pour une solution tirant profit de votre écosystème logiciel et de ses datas (ex : module de CRM) ou opterez pour une solution d’avenir en no-code.

#3 - Déployez votre solution

Plus votre solution est "technologique", plus son déploiement suit l’outil, transaction après transaction. Sinon, c’est le premier contact candidat qui déclenche la machine et ensuite, le développeur donnera le tempo – fort de son expérience du concept et de ses objectifs.

Deux astuces d’expert : « Ne mettez pas trop la pression au candidat sur les impératifs techniques d’un logiciel, l’informatique est au service de l’homme et non l’inverse.  Et sachez vous adapter aux multiples soubresauts d’un tel process, tout en gardant le sourire ! C’est ce qui fait la différence entre un "réseau-start-up", stressé sur ses premiers revenus, et une enseigne établie, sûre de sa force. »

#4 - Choisissez des indicateurs de suivi et d’analyse de la performance

Sachez préparer la mesure de votre satisfaction future ! En définissant quels sont vos indicateurs clés de performance (KPI), vous aurez tout le loisir de les suivre ensuite, de les analyser et de dresser des comparatifs par période, entre profils, selon les canaux d’acquisition, etc.

#5 – Réalisez périodiquement des retours d’expérience et des revues  de performance

Conséquence logique de l’étape précédente, faites des points réguliers à ce sujet avec votre ou vos développeurs. Faites-les sur un plan quantitatif, avec vos chiffres et vos indicateurs, mais également sur un plan qualitatif en analysant les retours de vos candidats. À ce titre, l’étude des rapports d’étonnement qu’ils remettent après les journées découverte sera instructive.

Concernant le déploiement du rétroplanning lui-même, assurez-vous qu’il est bien adapté à la réalité opérationnelle vécue dans vos recrutements.

#6 - Assurez une mise à jour continue

Adaptez votre parcours candidat et votre rétroplanning en fonction des enseignements reçus. C’est en apportant des innovations incrémentales mais continuelles, que vous trouverez votre style de recruteur et gagnerez en capacités de conviction.

Enfin, veillez à ce que ce sujet soit bien suivi dans le cadre d’une commission ou d’un groupe de travail existant.

La valeur ajoutée de recourir à des professionnels reconnus

Planifier ses recrutements est une démarche structurante qui doit être menée en mode multi-projets. Comme elle n’est pas intuitive pour la plupart des franchiseurs, surtout les plus jeunes, consulter un expert en développement de réseaux peut être judicieux. Il vous fera bénéficier de son expérience, de sa maitrise méthodologique et idéalement de sa connaissance du secteur. 

Recruter un franchisé est différent d’un salarié. Il est important de savoir choisir un profil, percevoir un état d’esprit, créer un relationnel… tout cela nécessite un apprentissage. Il faut savoir s’appuyer sur un développeur expérimenté, soit en le recrutant en interne, soit en faisant appel à des consultants. Dans les deux cas, cela vous évitera un mauvais premier recrutement de candidat qui deviendrait un mauvais franchisé ambassadeur pour les candidats suivants.

Ainsi, en faisant appel à des professionnels reconnus, vous :

• Économiserez un temps précieux dans la conception de votre rétroplanning et dans le choix de votre outil support ; 
  
  
• Économiserez de l’argent en décidant avec plus de discernement, et en évitant de devoir modifier votre dispositif ou bien reparamétrer votre outil ;
  
  
• Générerez davantage de rentrées financières, car un bon rétroplanning accélère votre temps de bouclage des signatures, donc l’encaissement de vos droits d’entrée et l’horizon de perception des redevances ;
  
  
• Gagnerez en sérénité et en image : armé d’un rétroplanning réaliste, robuste et outillé, vous avez confiance dans votre process de recrutement, vous réduisez les aléas (pouvant être nombreux) et vous séduisez les candidats par votre professionnalisme !

À propos d’Axe Réseaux

Depuis 2011, le cabinet Axe Réseaux accompagne les enseignes commerciales dans leur développement en franchise et toutes autres formes de distribution en réseau. Plus de 300 clients, de toutes tailles et de tous secteurs d’activité, font d’Axe Réseaux une référence pour le conseil en franchise.