Emploi de stagiaires : les règles à suivre pour le chef d’entreprise

Bons marchés, suivis par un tuteur et prêts à s’adapter, les stagiaires représentent souvent une main d’œuvre de choix pour les chefs d’entreprise. Une aubaine pour certaines sociétés qui emploient parfois des stagiaires à la chaîne pour remplacer un véritable poste de travail. Le gouvernement s’emploie donc à réduire ces excès à travers une série de mesures. Voici ce que vous devez savoir avant d’employer un stagiaire en 2016, afin de respecter la loi.

Quand pouvez-vous employer un stagiaire ?

Avant de vous mettre à la recherche d’un stagiaire, vous devez définir ses futures missions et sa place au sein de votre entreprise :

• Le stagiaire ne peut en aucun cas remplacer un salarié absent, licencié ou suspendu.
• Il ne doit pas être assigné à un poste permanent de production. Vous ne pouvez pas lui donner un objectif de vente par exemple.
• Le stagiaire ne doit pas non plus compenser un accroissement d’activité temporaire ni occuper un emploi saisonnier. Pour cela, il y a l’intérim ou les contrats à durée déterminée.
• Enfin, vous ne pouvez pas confier à un stagiaire de tâches dangereuses pour la santé ou avec un risque au niveau de la sécurité.

De son côté, le stagiaire doit être conventionné et donc suivre une formation ou un cursus scolaire qui justifie sa démarche. Il doit ainsi être rattaché à une école ou un organisme de formation.

Quelles sont les démarches administratives à accomplir pour accueillir un stagiaire ?

Votre stagiaire devra vous faire remplir sa convention de stage et la transmettre à son établissement scolaire. En tant que chef d’entreprise, vous n’aurez pas à remplir de DPAE dans la mesure où le stagiaire n’est pas considéré comme un salarié. Vous devrez par contre inscrire son nom et prénom dans votre registre du personnel. A la fin du stage vous devrez également remettre au stagiaire une attestation de stage qui mentionnera sa durée et l’éventuelle gratification versée. Tous ces documents permettent de donner une existence légale au stage.

Comment le stage doit-il se dérouler ?

Les droits du stagiaire dépendent avant tout de la durée de son stage. Cette durée ne peut pas dépasser les 6 mois par année d’enseignement (hors dérogation) et 924 heures si le stage se déroule en périodes fractionnées. Si vous employez un stagiaire pendant plus de 2 mois vous devez :

• Verser une gratification minimale. Son montant sera fixé sur la convention de stage et devra correspondre à 15% du PASS, soit en 2016 : 24 € x 0,15 = 3,60 €/h. ii Cette gratification minimale sera versée à chaque fin de mois et non pas à la fin du stage. Vous avez totalement le droit de verser une gratification plus importante.
• Payer les cotisations sociales si vous dépassez la gratification minimale. Si vous ne dépassez pas le montant minimal, vous êtes exempté. Vous paierez en revanche dans tous les cas la cotisation accidents de travail/maladies professionnelles.
• Autoriser les congés et absences. Le maintien de la gratification et la rémunération des congés est possible mais pas obligatoire.

Quelle que soit la durée du stage, vous devez également fournir aux stagiaires les mêmes avantages que les salariés en matière de frais de repas et frais de transport. Ces indemnités ne seront pas comprises dans la gratification. Pensez à anticiper les demandes de ticket restaurant ou de prise en charge de l’abonnement transports en commun.

Combien de stagiaires pouvez-vous employer ?

Vous ne pouvez pas créer un bureau de stagiaires. Il existe des limites au nombre de stagiaire que vous pouvez employer, et heureusement :

• Si vous employez moins de 20 salariés, vous pouvez accueillir 3 stagiaires en même temps (5 en cas de formation en milieu professionnel).
• Si vous employez plus de 20 salariés, vous pouvez accueillir un nombre de stagiaires équivalent à 15% de votre masse salariale (20% en cas de formation en milieu professionnel).
• Chaque tuteur ne peut suivre plus de 3 stagiaires au cours d’une même période.
• Hors rupture à l’initiative du stagiaire, vous devez respecter une période de carence équivalente à 1/3 du stage précédent avant d’accueillir un nouveau stagiaire sur le poste.

Attention : si vous ne respectez pas l’une des obligations présentées ci-dessus, vous êtes passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 2 000€ par stagiaire. Cette amende sera doublée en cas de récidive dans l’année qui suit la première notification.